Sentencia nº 11001-03-06-000-2013-00418-00 (2170) de Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil, de 10 de Diciembre de 2013
| Fecha | 10 Diciembre 2013 |
| Emisor | Sala de Consulta y Servicio Civil |
| Tipo de documento | Sentencia |
OBLIGACIÓN DE COBRO DE LAS OBLIGACIONES A CARGO DE ENTIDADES PUBLICAS – si afecta negativamente al patrimonio publico el Departamento Nacional de Planeación DNP podría abstenerse de su ejecución previo procedimiento de depuración / SALDOS MENORES – Cobro coactivo / SANEAMIENTO CONTABLE – Desarrollo legal / DEPURACION CONTABLE – Causales para adelantarla. Procedimiento y efectos de la depuración de saldos contables
Para llevar a cabo la depuración, las entidades públicas están en la obligación de adoptar un procedimiento de control interno contable en el que se incluyan las pautas establecidas por la Contaduría General de la Nación en la Resolución 357 de 2008; también deben definir cuáles son las instancias administrativas competentes y los documentos idóneos para adoptar la respectiva decisión. En aplicación del procedimiento de depuración, las entidades públicas podrán castigar aquellas obligaciones a favor del Estado cuando se verifique la ocurrencia de alguna de las condiciones definidas en el numeral 3.1. del Procedimiento de Control Interno Contable adoptado por la Contaduría General de la Nación o aquellas otras que sean incluidas por las entidades en sus políticas y procedimientos de control interno contable, como la relación costo-beneficio. La consecuencia de la depuración y castigo de dichas cuentas implica que desaparezcan definitivamente de los registros contables. Ahora bien, en aquellos casos en que se incluya en las políticas y procedimientos de control interno contable el criterio costo-beneficio, las entidades públicas deberán adelantar las acciones administrativas necesarias para la depuración una vez se verifique dicha causal y podrá desistir de la acción de cobro a que haya lugar, lo que a la postre se traducirá en la extinción de la obligación. Es menester anotar que no puede sostenerse de manera irreflexiva que el Estado deba efectuar el cobro de obligaciones a su favor cuando efectuados los análisis pertinentes se establezca que de acuerdo a la relación costo-beneficio se va a generar un detrimento o pérdida para el patrimonio público. Insistir en el cobro de acreencias bajo tales condiciones implica un razonamiento absurdo que debe ser rechazado dadas las consecuencias que produciría, pues ante todo la esencia del derecho es que sea razonable. A los procedimientos coactivos les son aplicables los principios de las actuaciones administrativas previstos en el artículo 209 de la Constitución y en particular para el caso que ocupa la atención de la Sala, el de eficacia consagrado en el mismo artículo constitucional y en el artículo 3, numeral 11 de la Ley 1437 de 2011 que enseña que las autoridades deben buscar que los procedimientos logren su finalidad. También deben aplicarse los principios de economía, austeridad y eficiencia previstos en el numeral 12 que dice: “12. En virtud del principio de economía, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas.” La finalidad de los cobros coactivos –entiende la Sala- es obtener el pago de obligaciones insolutas a favor de las entidades públicas que consten en documentos que presten mérito ejecutivo, pero ante todo consiste en la recuperación efectiva de dinero sin generar pérdidas para la Administración. En conclusión, la depuración es una obligación en dirección a la calidad de la información contable que incluye los llamados saldos menores, vale decir aquellos sobre los cuales la evaluación costo-beneficio determina que su cobro ocasionaría una pérdida patrimonial. Esta conclusión pone de presente la insuficiencia con que aparece tratado el caso de los llamados saldos menores en la regulación ofrecida por la Contaduría General de la Nación. En efecto, la expresión “podrá incluirlo en sus manuales de política contable, procedimientos y funciones para llevar a cabo el proceso de depuración de este tipo de partidas” contenida en el concepto 20096-131487 del 7 de julio de 2009 no satisface de manera adecuada el mandato dado por la Ley 298 a la Contaduría General de la Nación en los transcritos literales a, b, c, g, i, j y k del articulo 4 de la Ley 298 de 1996. En opinión de la Sala la competencia de la Contaduría General de la Nación trasciende las voces de mera autorización contenidas en el concepto 20096-131487, por lo cual en orden a evitar ambigüedades se recomienda expedir la resolución que regule e instruya sobre los saldos menores.
FUENTE FORMAL: CONSTITUCION POLITICA - ARTICULO 209 / CONSTITUCION POLITICA - ARTICULO 269 / CONSTITUCION POLITICA - ARTICULO 354 / LEY 87 DE 1993 / LEY 298 DE 1996 / LEY 298 DE 1996 - ARTICULO 4 / LEY 716 DE 2001 / LEY 863 DE 2003 / LEY 863 DE 2003 - ARTICULO 66 / LEY 901 DE 2004 / LEY 998 DE 2005 / LEY 998 DE 2005 - ARTICULO 79 / LEY 1066 DE 2006 - ARTICULO 1 / LEY 1066 DE 2006 - ARTICULO 5 / ESTATUTO TRIBUTARIO - ARTICULO 820 INCISOS 1 Y 2 / RESOLUCION 400 DE 2000 / LEY 610 DE 2000 - ARTICULO 6 / DECRETO 1282 DE 2002 - ARTICULO 6 / DECRETO 1282 DE 2002 - ARTICULO 7 LITERAL B / LEY 901 DE 2004 - ARTICULO 1 / RESOLUCION 354 DE 2007 -ARTICULO 1 / RESOLUCION 354 DE 2007 - ARTICULO 4 / RESOLUCION 357 DE 2008 / LEY 1437 DE 2011 - ARTICULO 3 NUMERAL 11 /
CONSEJO DE ESTADO
SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL
Consejero ponente: GERMAN ALBERTO BULA ESCOBAR
Bogotá D.C., diez (10) de diciembre de dos mil trece (2013)
Radicación número: 11001-03-06-000-2013-00418-00 (2170)
Actor: MINISTERIO DE CULTURA
Referencia: Saneamiento contable. Cobro coactivo de saldos menores.
El Director del Departamento Nacional de Planeación solicita concepto sobre el saneamiento contable de saldos menores y el cobro de obligaciones en las que hecha una evaluación de la relación costo-beneficio, se concluya que la Administración incurriría en un mayor gasto frente a lo que efectivamente va a recuperar.
En primer lugar el consultante se refiere al artículo 4 de la Ley 716 de 2001, cuya vigencia fue prorrogada por las leyes 863 de 2003, 901 de 2004 y 998 de 2005.
También resalta apartes de algunos conceptos emitidos por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado dentro del marco de las anteriores disposiciones[1].
Posteriormente transcribe los artículos 1 y 5 de la Ley 1066 de 2006 y el artículo 820 del Estatuto Tributario, según los cuales las autoridades deben emprender las acciones que sean eficaces para el cobro de las obligaciones.
Empero, sostiene que el registro de saldos menores en los estados contables afecta la claridad de la información toda vez que este tipo de reportes constituyen cuentas por cobrar de difícil recaudo. Para el efecto anota que la Resolución 400 del 2000 expedida por la Contaduría General de la Nación establece que la estructura de los estados financieros aplicable a las entidades, organismos y demás entes públicos, debe ser clara, fácil de entender, pertinente y confiable.
Por otra parte, se refiere al artículo 6 de la Ley 610 de 2000 según el cual una gestión fiscal antieconómica es aquella lesión al patrimonio público representada en el menoscabo, disminución, detrimento y pérdida de los bienes o recursos públicos o intereses patrimoniales del Estado.
Asimismo, hace mención del concepto 63865 del 15 de noviembre de 2005 proferido por la Contraloría General de la República que se ocupó del alcance de la gestión fiscal antieconómica.
Finalmente, el Director concluye que iniciar el cobro de obligaciones cuando se va a invertir más de lo que efectivamente se va a recuperar sería una gestión antieconómica; no obstante advierte que no existe a la fecha norma alguna que faculte a las entidades públicas para declarar la remisión de obligaciones por causas diferentes a las previstas en los incisos 1 y 2 del artículo 820 del Estatuto Tributario.
Formula las siguientes PREGUNTAS:
“1. ¿Pueden existir obligaciones a favor de la administración pública, cuya cuantía deba ser considerada como un saldo menor? En caso afirmativo, por favor indicar, ¿Cuál debe ser el monto o el procedimiento para determinar que una obligación se constituye en saldo menor?
-
¿Existe obligación del Departamento Nacional de Planeación de ejecutar el cobro de obligaciones, cuyo monto es inferior a los recursos necesarios para la recuperación del mismo?
-
En caso que la respuesta sea perseguir cualquier saldo por parte de la administración, por favor sírvase indicar ¿Cuál es el procedimiento a seguir cuya ejecución no resulte tan onerosa para la administración?”
Para dar respuesta a los interrogantes formulados, la Sala considera necesario ocuparse de los siguientes puntos: i) saneamiento contable en vigencia de la Ley 716 de 2001, ii) depuración contable permanente en la actualidad, iii) causales para adelantar la depuración contable y iv) procedimiento y efectos de la depuración de saldos contables en el caso concreto.
A.S. contable en vigencia de la Ley 716 de 2001
Con la expedición de la Ley 716 del 24 de diciembre de 2001, “Por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones”, se implementó en el ordenamiento jurídico colombiano la obligación de adelantar las gestiones administrativas necesarias para que las entidades públicas depuren su información contable, con la finalidad de que los estados financieros revelaran de manera fidedigna su situación económica y financiera y permitir así la adopción de decisiones acordes con su realidad patrimonial.
Cabe señalar que el fundamento para la expedición de la citada ley estaba en la necesidad de dotar a la Administración Pública de una herramienta que le permitiera establecer resultados contables para la toma de decisiones, así como generar cambios institucionales que generaran estados financieros confiables, oportunos y...
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