Sentencia nº 11001-03-06-000-2014-00112-00 (2209) (1) de Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil, de 29 de Enero de 2015
| Fecha | 29 Enero 2015 |
| Emisor | Sala de Consulta y Servicio Civil |
| Tipo de documento | Sentencia |
FUNCION ARCHIVISTICA - Definición / SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Naturaleza y Regulación / ARCHIVO GENERAL DE LA NACION - Regulación y funciones Teniendo en cuenta la importancia de los archivos en la actividad estatal quiso el legislador a través de la Ley 594 de 2000 regular la función archivística del Estado, la cual fue definida por la misma ley como aquellas… Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. La función archivística del Estado en el contexto colombiano se desarrolla a partir de la actividad que adelantan el Sistema Nacional de Archivos y el Archivo General de la Nación. El Sistema Nacional de Archivos, el cual es coordinado y orientado por el Archivo General de la Nación, y operado bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad. Los integrantes del Sistema tienen a su cargo la adopción, articulación y difusión de las políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones que en materia archivística y de gestión de documentos y archivos determine el Archivo General de la Nación. El Sistema se encuentra integrado por el Archivo General de la Nación y los archivos de las entidades del Estado. Adicionalmente, aunque de forma excepcional, podrán asimismo hacer parte del Sistema los archivos privados. La función archivística del Estado requiere de la determinación, dirección y orientación de un ente especializado para que sea adelantada adecuadamente por todos los sujetos obligados a realizar las tareas archivísticas dentro de la estructura estatal. De allí que la Ley 594 de 2000 hubiese determinado que sería el Archivo General de la Nación el llamado a cumplir estas funciones. FUENTE FORMAL: LEY 594 DE 2000 - ARTICULO 4 / LEY 594 DE 2000 ARTICULO 5 / LEY 594 DE 2000 - ARTICULO 7 / LEY 594 DE 2000 - ARTICULO 8 / LEY 594 DE 2000 - ARTICULO 9 / DECRETO 1515 DE 2013 - ARTICULO 2 / DECRETO 2578 DE 2012 - ARTICULO 3 / LEY 80 DE 1989 - ARTICULO 2 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION - Limites a sus funciones / FUNCION DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION - No puede ejercerse de tal manera que se afecte el núcleo esencial de la autonomía de las Ramas Legislativa y Judicial Aunque de la lectura de las normas de la Ley 594 de 2000 se desprende que el Archivo General de la Nación tiene la potestad para establecer, orientar, coordinar y controlar la función archivística del Estado, no pueden estas facultades considerarse absolutas pues encuentran su límite en; i) el principio de autonomía derivado del artículo113 de la Carta Política, ii) el conocimiento de la información contenida en los archivos y documentos y iii) el carácter reservado de los documentos. El Archivo General de la Nación, como ente especializado y técnico en la ciencia archivística, y en virtud de las facultades para trazar, orientar y coordinar la función archivística de la cual es titular, puede emitir políticas y directrices de carácter técnico que sean indispensables o necesarias para el ejercicio de la función archivística de todas las ramas y órganos del Estado. Sin embargo, estas políticas y directrices no pueden afectar el ejercicio de las funciones propias de las Ramas Legislativa y Judicial y de los órganos autónomos del Estado, ni tampoco pueden significar que estos pierdan su potestad para apreciar, según su razonable juicio, la forma y oportunidad como deben adoptarse dichas políticas o directrices de acuerdo con sus necesidades y realidades. Un segundo límite a las facultades del Archivo General de la Nación se relaciona igualmente con la señalada potestad de realizar visitas de inspección a los archivos de las entidades estatales, a la luz de lo dispuesto por el artículo 32 de la Ley 594 de 2000. En este sentido, esta prerrogativa debe entenderse limitada o circunscrita a verificar el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias, sin que, por tanto, pueda entenderse que por virtud de ella el Archivo General de la Nación está autorizado para conocer la información contenida en los archivos objeto de la inspección. Para garantizar la reserva de la información, el Archivo General de la Nación no puede ejercer la función de realizar visitas de inspección a los archivos y documentos que tengan la calidad de reservados, aún en el caso de entidades que pertenecen a la Rama Ejecutiva, pues si se permitiera el ejercicio de dichas facultades sobre los mencionados archivos y documentos para verificar sobre ellos el cumplimiento de las normas de archivística, se corre el grave riesgo de que se acceda a estos y se pierda su carácter secreto o confidencial. De esta suerte, la facultad de inspección no puede ejercerse sobre los archivos y documentos reservados de las entidades del Estado. La función del Archivo General de la Nación de trazar la política archivística del Estado no es contraria per se a la independencia y autonomía de las Ramas del Poder Público. La prerrogativa otorgada a dicha entidad desarrolla el principio de colaboración armónica que establece el artículo 113 de la Constitución Nacional. Con todo, considera la Sala que la potestad mencionada no puede ejercerse de tal manera que se afecte el núcleo esencial de la autonomía de las Ramas Legislativa y Judicial o de los órganos autónomos que reconoce la misma disposición constitucional. FUENTE FORMAL: CONSTITUCION POLITICA - ARTICULO 74 / CONSTITUCION POLITICA - ARTICULO 113 / CONSTITUCION POLITICA ARTICULO 150 / CONSTITUCION POLITICA - ARTICULO 135 / LEY 594 DE 2000 - ARTICULO 27 / LEY 1712 DE 2014 - ARTICULO 2 LEY GENERAL DE ARCHIVOS - Aplicación al régimen probatorio de cada código el Archivo General de la Nación pregunta a la Sala si se debe dar aplicación al régimen probatorio de los documentos que trae cada Código omitiendo los aportes que realiza la Ley General de Archivos y la ciencia o técnica archivística para la conservación y preservación de documentos. Considera la Sala que el recaudo, sanción, mérito o valor de una prueba se encuentran sujetos a las normas que sobre la materia establece cada Código. No obstante, lo anterior no excluye que el juez en cada caso particular, atendiendo los criterios de hermenéutica jurídica, y sin ir en contravía de lo señalado en el régimen probatorio contenido en los Códigos, tenga en cuenta lo dispuesto por la Ley 594 de 2000 respecto a la conservación o preservación de documentos. FUENTE FORMAL: CONSTITUCION POLITICA - ARTICULO 150 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION - Funciones de inspección vigilancia y control / ARCHIVO GENERAL DE LA NACION – Ejercicio de funciones sobre personas naturales y jurídicas de derecho privado El Archivo General de la Nación puede ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la Ley 594 de 2000, sobre todas las entidades del Estado y los organismos que señala el artículo 113 de la Constitución Política de Colombia. En esta dirección, la facultad de inspección del Archivo General de la Nación debe entenderse limitada o circunscrita a verificar el cumplimiento de la función archivística por parte de las entidades del Estado, y en consecuencia no debe ejercerse de tal manera que la información contenida en los documentos del archivo, sea conocida por quien adelanta la labor. Asimismo, el ejercicio de esta facultad, respecto a órganos y entidades que no integran la Rama Ejecutiva, debe adelantarse de manera que no afecte el núcleo esencial de la autonomía otorgada a aquellos organismos para el cumplimiento de sus funciones. Finalmente, esta facultad de inspección no puede ejercerse sobre los archivos o documentos de las entidades del Estado que tengan la calidad de reservados. El Archivo General de la Nación puede ejercer las funciones que le asignó la Ley 594 de 2000 sobre los archivos de las personas naturales o jurídicas de derecho privado que administran o recaudan recursos públicos. Con todo, el ejercicio de estas funciones habrá de contraerse a los archivos relacionados con la administración y recaudo de esos recursos. FUENTE FORMAL: CONSTITUCION POLITICA - ARTICULO 113 / LEY 594 DE 2000 CONSEJO DE ESTADO SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL Consejero ponente: W.Z.C.B.D.C., veintinueve (29) de enero de dos mil quince (2015) Radicación No: 11001-03-06-000-2014-00112-00 (2209) Actor: MINISTERIO DE CULTURA Referencia: A. General de la Nación. Archivos públicos. I. ANTECEDENTES El Ministerio de Cultura presentó a la Sala las siguientes consideraciones: 1. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado que determina la política archivística del país. 2. La Ley 594 de 20001 tiene como propósito la protección documental del Estado, la cual permite el ejercicio de los derechos fundamentales de los ciudadanos. 3. El propósito del legislador era que la Ley 594 de 2000 aplicara a todas las entidades que integran el Estado para de esta forma lograr el cumplimiento de los fines estatales señalados por el artículo 209 de la Carta Política. De esta forma, el alcance de la Ley 594 de 2000 no se limita a una parte del Estado, sino a todas las entidades que lo integran. 4. Según lo manifiesta el Ministerio, algunas entidades oficiales se abstienen de dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 ante el Archivo General de la Nación por considerar que su artículo 2º limita el alcance de esta normativa a la Rama Ejecutiva del Poder Público, y por lo tanto no cobija a las demás entidades del Estado.
1 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.
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El Código de Procedimiento Civil, el Código General del Proceso y el Código de Procedimiento Penal regulan lo referente a la forma de producir y aportar la prueba al proceso, su autenticidad y su valoración. Sin embargo, ninguno de ellos se refiere al proceso archivístico de los documentos ni a su conservación y preservación. 6. La conservación o preservación de la información...
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